La communication est un domaine qui nécessite réflexion et organisation. Les entreprises, quel que soit le secteur d’activité, sont amenées à choisir des supports de communication pour pouvoir échanger avec leurs prospects, leurs clients, leurs partenaires. Assurer la cohérence des supports de communication est un enjeu important pour l’image de l’entreprise, et la façon dont elle est reconnaissable rapidement.
Ces dernières années, le digital a bousculé les moyens de communication traditionnels comme les supports papier ou les affiches. Pourtant, peu importe le ou les supports retenus, l’essentiel est que vous devez uniformiser les informations transmises sur tous les supports.
Les informations essentielles sur vos supports de communication
Contrairement aux idées reçues, les supports print (ou papier) sont toujours utilisés et demandés. Du papier avec têtes de lettre, en passant par les cartes de visite ou les flyers, la liste des supports papier est importante, surtout si l’entreprise est en contact direct avec sa clientèle.
Un support de communication papier doit comporter un minimum d’éléments pour le rendre pertinent.
- le logo : c’est l’identité de l’entreprise, il doit être reconnaissable sur tous les supports. Très petit ou très grand, il doit pouvoir être insérer sur n’importe quel support ;
- les coordonnées : c’est le lien vers l’entreprise. Téléphone, email ou réseaux sociaux, une entreprise doit fournir l’ensemble des moyens possibles de joindre un service ou une personne directement ;
- l’adresse : c’est le lieu d’implantation de l’entreprise. Cette notion est de moins en moins importante dans un monde digitalisé, mais elle reste une information à transmettre pour les entreprises en B to C qui accueillent du public ;
- l’URL du site : l’adresse de votre site web est un atout majeur sur un support de communication. Les internautes aiment se renseigner sur une entreprise avant de se rapprocher d’elle pour un produit ou un service. S’il est correctement construit, votre site web répondra déjà à de nombreuses questions que les personnes se posent.
La liste de ces informations peut être complétée. Elle doit être adaptée au support, et pertinente. Votre courrier avec en-tête doit comporter plus d’informations que votre carte de visite. Tout est une question de taille et de pertinence.
Quels documents sont directement concernés par ces informations ?
De manière synthétique, les documents concernés par les informations d’entreprise sont tous ceux qui sortent de l’entreprise à destination d’un tiers. Les tiers sont des clients, des prospects, des fournisseurs, des partenaires, des services publiques, des services de l’État.
Aussi, dans un souci de cohérence et de clarté, des informations complémentaires vont être ajoutées sur vos supports de communications papier.
Voici deux exemples pour illustrer ce propos :
- un contrat : cet exemple est le plus complexe, car au-delà des informations de l’entreprise, il est normé par la loi, par les exigences de votre domaine d’activité, par les contraintes liées à votre business. Un contrat de vente de médicaments n’est pas un contrat de revente de chaussures de seconde main,
- un devis / une facture : ces documents doivent être numérotés dans l’ordre d’émission. Le numéro RCS, l’identifiant de TVA sont des informations qui vont compléter les informations de l’entreprise.
Dernier point, vos documents commerciaux sont vos supports de communication. Ils transmettent l’image de votre entreprise. Soignez-les !